Підсистеми А5.Репозитарій – має єдину базу документованої інформації та забезпечує централізоване збереження документів запобігаючи, на всіх рівнях, можливості їх дублювання.
Підсистема має наступні функціональні можливості:
ПОДІЛИСЬ
Система з визначеною періодичністю синхронізує такі довідники із майстер системою:
- Довідник контрагентів
- Довідник фізичних осіб (громадян)
- Система виконує синхронізацію за наступними правилами:
- Якщо в довіднику майстер системи присутній запис якого немає в довіднику то він додається до довідника
- Якщо в довіднику майстер системи присутній запис який є в довіднику але його атрибути відрізняються від атрибутів відповідного запису довідника то значення атрибутів запису довідника майстер системи переносяться до запису довідника
- Якщо в довіднику є запис, якого немає в майстер системі (або дію якого припинено в майстер системі) то дія такого запису припиняється (відбувається м’яке видалення запису)
- Для довідників, що синхронізуються має бути заборонене ручне додавання або внесення змін до записів довідника
- В системі реалізований спеціальний сервіс-адаптер який має API, що забезпечує отримання документів з системи DocNet/Scriptum ;
- Сервіс-адаптер забезпечує перетворення отриманих з системи DocNet/Scriptum документів до формату, якого вимагає API Системи з подальшим створенням документів в Системі з використанням її API;
- Сервіс-адаптер виконує перетворення документів отриманих з системи DocNet/Scriptum у документи Системи згідно таблиць співставлення атрибутів, налаштованих адміністратором Системи.
- Адміністратормає можливість налаштувати структуру каталогів до яких будуть згруповані документи при їх створенні для подальшого відображення користувачам
- Користувач може створити новий документ в Системі обравши його тип з переліку;
- Користувач може у спеціальній екранній формі заповнити необхідні атрибути документа, що створюється, додати файл документа, файли КЕП (електронних підписів) та файли додатків.
- Система дозволяє відкриття документа в Системі при переході за прямим посиланням на документ;
- API Системи дозволяє за запитом отримувати пряме посилання на документ в Системі;
- Для сервісів-адаптерів Системи реалізований функціонал, що забезпечує передачу прямого посилання на документ в Системі до зовнішньої системи.
- При переході на документ в Системі за прямим посиланням користувач має авторизуватися в Системі для отримання доступу до документа;
- Отримання та коректне відображення посилання на документ знаходиться у зоні відповідальності зовнішньої системи.
- Адміністратор може налаштувати ієрархічну структуру каталогів до яких будуть групуватися документи в залежності від значення їх атрибутів;
- На кожному рівні каталогу адміністратор має можливість обрати один з атрибутів за яким будуть формуватися каталоги даного рівня та встановити для нього умову (за необхідності) за якою документ з відповідним значенням атрибута потрапить до відповідного каталогу;
- Для кожного рівня каталоги на формуються для всіх унікальних значень даного атрибута наявних в документах які відповідають встановленим обмеженням;
- Адміністратор може налаштувати доступ для кожного каталогу верхнього рівня для одної або декількох системних ролей. Доступ до каталогу визначається наявністю в користувача відповідної системної ролі.
- На кожному рівні каталогу можливе групування лише по одному атрибуту документа.
- Користувач може розпочати редагування документа, якщо його не редагує жоден інший користувач;
- Якщо документ знаходиться на редагуванні іншим користувачем при спробі розпочати редагування Система видає користувачу попередження, яке містить логін користувача що редагує документ.
- Користувач може переглянути вміст документа, який вже переглядає інший користувач.
- Адміністратор може налаштувати доступ до документа, шляхом визначення доступу для типу документа в цілому за системною роллю (тобто при створенні документа відповідного типу до нього буде надаватися доступ користувачам що мають системні ролі визначені в налаштуваннях доступу цього типу документа);
- Адміністратор може надати доступ до окремого документа за системною роллю;
- Адміністратор може вилучити доступ до документа в системної ролі;
- Адміністратор може масово надати/вилучити доступ до документів (безпосередньо з каталогу до всіх документів в каталозі);
- Адміністратор може налаштувати доступ до каталогів документів за роллю користувача;
- Система не відображає користувачам документи (в каталогах, реєстрах за результатами пошуку а також за прямим посиланням) до яких вони не мають доступу;
- Система не відображає користувачам каталоги до яких вони не мають доступу.
Користувач здійснити масове вивантаження всіх або окремих документів (обравши їх у реєстрі результатів пошуку) з форми результатів пошуку;
Користувач може обрати один з варіантів вивантаження документів:
- Вивантаження друкованих образів документів (та їх додатків) з нанесеними відмітками електронних підписів (тільки для документів та додатків у форматі pdf);
- Вивантаження оригіналів документів разом з файлами електронних підписів.
- Система вивантажує на пристрій користувача архів, який містить файли документів (та додатків) у відповідному форматі;
- Система при вивантаженні друкованих образів документів з нанесеними відмітками електронних підписів уникає повторного нанесення відміток електронних підписів на документи які вже мають такі відмітки (для документа має бути встановлена відповідна ознака).
- Кількість документів за типами
- Кількість документів завантажених за період (місяць / рік)
- Кількість за термінами зберігання
- Кількість документів за функціональним підрозділом
Дашборди та формування аналітики по документам з налаштуваннями по: типам, кількості, періодам створення \ зберігання.
Підтримується можливість вивантаження звітів в Excel.
