Загальна інформація про організацію
Український фонд соціальних інвестицій (УФСІ)— державна неприбуткова організація створена в 2000 році Урядом України. УФСІ є партнером у ефективному використанні коштів міжнародної допомоги для потреб соціальної сфери з акцентом на розбудову об’єктів соціальної інфраструктури, інвестує кошти міжнародних донорів у модернізацію об’єктів соціальної та комунальної інфраструктури місцевих громад. Особливий акцент робиться на заходах з енергоефективності та в розвиток потенціалу громад у вирішенні місцевих проблем.
УФСІ виконує проєкти Урядів Європи, Японії, (JSDF), Світового банку, міжнародних фондів та агентств, Міжнародного фонду «Відродження» та Програми розвитку ООН. Зокрема такі проєкти: «Фонд соціальних інвестицій» – покращення якості соціальних і комунальних послуг, «Сприяння розвитку соціальної інфраструктури» – з вдосконалення інфраструктури соціальних об’єктів та зміцнення і розвиток потенціалу місцевих громад, поліпшення первинної сільської медицини.
Впровадження комп’ютерної програми «Інформаційно-аналітична система цифрової трансформації бізнес-процесів планування, обліку і управління ресурсами «A5.ERP» забезпечило роботу з проєктами, джерелами фінансування, договорами, банківськими операціями, звітністю для донорів і дотриманням вимог українського законодавства.
Система забезпечує ведення бухгалтерського та управлінського обліку, управління персоналом та облік заробітної плати працівників УФСІ.
Облік ведеться за 28 банківськими рахунками.
Щомісячний масштаб операцій Фонду:
- близько 360 банківських операцій;
- близько 25 договорів;
- близько 80 розрахунків із постачальниками;
- до 5 додаткових бухгалтерських проведень;
- до 30 операцій з ТМЦ, основними засобами, необоротними та нематеріальними активами.
- кадровий облік, управління персоналом та облік заробітної плати для 20 працівників УФСІ.
Під час впровадження Системи виконана міграція даних з поточних систем в єдину базу даних, яка охоплює бухгалтерський і управлінський облік, формування річної фінансової та податкової звітності, ведення звітності в розрізі проєктів та джерел фінансування, а також штатний розпис, картотеку, особисті дані, перелік наказів стосовно управління персоналом, заробітну плату за останній рік.
Передумови переходу
До старту проєкту в УФСІ використовувалась ПЗ «1С», тому ключовою причиною була необхідність відмови від 1С та пошуку сучасного, безпечного й більш гнучкого рішення для ведення обліку.
Для УФСІ, головними цілями якого є впровадження проєктів у відповідності до завдань визначених донорами та потреб бенефіціарів, та постійне вдосконалення системи менеджменту якості, дуже важливо мати систему, що дозволяє не тільки фіксувати операції, а й отримувати фінансову інформацію у відповідних аналітичних розрізах: за використаними коштами різних донорів, за реалізованими проєктами по всіх регіонах України, укладеними договорами в рамках проєктів, та контрагентами, що виконують роботи за проєктами, та архітектура якої враховує складність формування спеціалізованої регламентної звітності.
Чому обрали А5.ERP
Під час відбору програмного забезпечення команда Фонду визначила, що А5.ERP наразі є одним із найкращих рішень на ринку для ведення обліку в єдиному інформаційному середовищі.
Важливими були кілька факторів:
- можливість ведення бухгалтерського, податкового та кадрового обліку в одній системі;
- можливість ведення управлінського обліку – формування всіх облікових даних в системі за проєктами та джерелами фінансування.;
- гнучкість у налаштуванні системи під потреби організації;
- можливість поступово розширювати функціонал;
- автоматизація HR-процесів і нарахування заробітної плати
- відмова від застарілого програмного забезпечення;
- відповідність українським реаліям обліку та звітності.
Ще однією перевагою стала можливість адаптації А5.ERP під внутрішню логіку роботи Фонду. Це особливо актуально для організацій для яких стандартні бухгалтерські рішення не завжди враховують специфіку донорського, проєктного та грантового обліку.
Що реалізовано в проекті
Система забезпечує ведення бухгалтерського та податкового обліку, роботи з банківськими операціями, договорами, постачальниками, ТМЦ та необоротними активами, ведення обліку за цільовим фінансуванням, формування регламентованої фінансової та податкової звітності, яку зобов’язані подавати неприбуткові організації.
В системі створено новий аналітичний розріз «Проєкти», що забезпечує ведення бухгалтерського обліку в розрізі окремих проєктів, віднесення на них господарських операцій, доходів і витрат, а також можливість аналізу облікових даних за кожним проєктом.
Забезпечена можливість ведення обліку в розрізі проєктів, об’єктів та джерел цільового фінансування.
В довіднику проєктів і програм додані реквізити для зберігання повної назви проєкту, інформації про державну реєстрацію, партнера з розвитку, кошторисної вартості та інших характеристик.
Проєктна аналітика первинних документів. Додано можливість зазначення проєктів та об’єктів у документах руху коштів і розрахунків.
Реалізовано наслідування аналітик «Проєкт», «Об’єкт», «Підрозділ» із документів-підстав до похідних документів, зокрема платіжних документів і додаткових угод.
Забезпечено формування проведень із деталізацією за проєктами та об’єктами.
Реалізовано окремий вид операції «Авансовий звіт (витрати за рахунок цільового фінансування)», вкладку «Витрати по проєктах» і відповідні правила формування бухгалтерських проведень.
Облік розрахунків за рахунок цільового фінансування. Доопрацьовано відображення операцій придбання товарів, робіт, послуг і необоротних активів, що фінансуються за рахунок цільових коштів.
Реалізовано спеціалізовані звіти для проєктного обліку та звітування перед донорами на основі даних реєстру «Цільове фінансування», з можливістю формування українською та англійською мовами в валюті обліку і валюті фінансування.
Реалізовано механізм автоматичного групового створення платіжних інструкцій за даними сформованих платіжних відомостей та гнучкого формування платіжних інструкції в частині призначення платежу з метою забезпечення перерахування заробітної плати на індивідуальні рахунки працівників.
Система адаптована для ведення англійською мовою найменувань посад, підрозділів та прізвищ, імен і по батькові працівників.
Доопрацьовані форми наказів та генерації електронних форм документів з урахуванням особливостей УФСІ, зокрема в частині обліку Відряджень.
Нарахування заробітної плати в гривневому еквіаленті з використанням окладів в валюті фінансування. В рамках проєкту реалізований розподіл заробітної в розрізі проєктів в залежності від залучення працівників на проєкти.
В платіжних відомостях додана можливість ручного коригування розподілення сум ПДФО між податковими органами з метою відповідного розподілу платежів для випадків територіального переміщення працівника в ході виконання проєкту.
Реалізована передана бухгалтерських проводок з нарахування заробітної плати в розрізі аналітик, притаманних проєктному обліку та механізм передачі платіжних інструкцій з метою скорочення часу на передачу документів на оплату в банк.
Також, автоматизація процесів управлінського обліку створює передумови для ефективного використання коштів міжнародної допомоги за допомогою своєчасного моніторингу та контролю витрат за проєктами, надає змогу виконувати стратегічні завдання, поставлені перед Фондом, з належною якістю.
Відгук УФСІ
Для Українського фонду соціальних інвестицій перехід на А5.ERP стало етапом оновлення внутрішніх управлінських і фінансових процесів. Ми шукали рішення, яке відповідало б потребам ефективного використанні коштів міжнародної допомоги, дозволяло вести облік у розрізі проєктів і джерел фінансування та водночас залишалося гнучким для подальших налаштувань.
А5.ERP – це сучасне рішення, яке дало можливість адаптації системи під реальні процеси, проєктну логіку та вимоги звітності. Саме гнучкість, функціональність і можливість налаштування були серед основних причин нашого переходу на А5.ERP
Впровадження А5.ERP відкриває перспективу для подальшого удосконалення та розвитку автоматизації бізнес-процесів, пов’язаних з плануванням бюджетів за кожним проєктом та контролем їх виконання, що забезпечить умови для підвищення якості послуг і запровадження та дотримання принципів доброчесності.
Публикация Ukrainian ERP Forum https://www.facebook.com/story.php?story_fbid=122201120498595313&id=61567859391549
