Облік праці та розрахунок заробітної плати


Підсистема «Облік праці та розрахунок заробітної плати» включає такі групи функцій:

Група функцій призначена для збереження інформації про працівників, історії призначень працівників, історії змін інформації про працівників що використовується для розрахунку зарплати, виплати зарплати та формування звітів. Інформація про працівників, що забезпечує облік зарплати представлена такими сутностями:

  • загальні відомості про працівника (ПІБ, дата прийняття, дата звільнення, РНОКПП, підстава прийняття, підстава звільнення, місце роботи, форма зайнятості, категорія персоналу, категорія застрахованої особи);
  • пільги лікарняних, пільги ПДФО, інвалідність;
  • призначення (дата призначення, посада, підрозділ, система оплати, ставка, оклад, графік роботи, джерело фінансування, рахунок витрат, шифр витрат, місяць підвищення доходу для індексації доходу, ознака індексації середнього заробітку, дата і номер наказу призначення);
  • постійні нарахування, постійні утримання, відомості про порядок виплати зарплати;
  • стаж і трудова книжка;
  • відомості про державну службу;
  • додаткові відомості, контакти, документи, члени сім’ї.

Група функцій  забезпечує відстеження і зберігання  історії змін відомостей про працівника що використовуються для розрахунку, перерахунку та виплаті зарплати, а також для формування звітності.

Група функцій призначена для автоматизації процесів обліку обліку робочого часу працівників та містить функціональність обробки інформації щодо груп сутностей:

  • графіки і режими роботи;
  • індивідуальні графіки роботи, скорочення робочого дня, скорочення робочого тижня;
  • плановий та фактичний табель працівників;
  • облік листів непрацездатності;
  • протоколи комісії соціального страхування;
  • графік відпусток, невикористані відпустки.

Група функцій забезпечує:

  • автоматичне заповнення планового табелю працівників;
  • автоматичне заповнення фактичного табелю працівників з урахуванням документів неявок (відпустки, лікарняні листи, відрядження, тощо);
  • розрахунок балансу відпусток;
  • планування графіку відпусток працівників.

Група функцій призначена для контролю розрахунку та виплати зарплати та містить функціональність обробки інформації щодо сутностей розрахунків з працівником:

  • суми нарахувань;
  • суми утримань;
  • суми виплати зарплати, авансу та у міжрозрахунковий період;
  • вхідне та вихідне сальдо;
  • розраховані суми за джерелами фінансування, шифрами витрат та аналітичними показниками;
  • суми нарахувань на зарплату.

Група функцій забезпечує:

  • перегляд нарахованих сум працівнику за поточний та закриті розрахункові періоди;
  • можливість створення записів з сумами разових нарахувань, утримань і виплат;
  • автоматичний розрахунок фактичних сум видів нарахувань і утримать при введенні ключових атрибутів виду оплати;
  • автоматичний перерахунок сум залежних видів оплати, податків, внесків і нарахувань на зарплату;
  • перегляд оплачуваних днів облікового періоду по кожному виду нарахування;
  • перегляд нарахувань, утримань і сальдо за джерелами фінансування.

Група функцій призначена для автоматизації створення і розрахунку разових нарахувань і утримань та містить функціональність обробки інформації щодо сутностей:

  • накази по персоналу;
  • лікарняні листи;
  • разові нарахування та утримання.

Група функцій забезпечує:

  • створення документів нарахування за наказами по персоналу;
  • автоматичне визначення порядку розрахунку оплати за лікарняними листами (від середнього заробітку, від фактичного заробітку, від планового заробітку);
  • автоматичне визначення порядку розрахунку оплати відпусток (від середнього заробітку, від планового заробітку)
  • автоматичне визначення коефіцієнтів індексації середнього заробітку;
  • надання розгорнутої інформації щодо вихідних та проміжних показників розрахунку середнього заробітку, використаних у розрахунку показників: розмір стажу та відповідний відсоток оплати;
  • автоматичний розрахунок вихідних сум для оплати нарахувань, що розраховуються відсотком від заробітку;
  • автоматичний розрахунок сум оплати відпусток з розподілом по обліковим періодам;
  • автоматичний розрахунок сум оплати за лікарняними листами з розподілом по обліковим періодам;
  • групування однотипних документів у пачки, проведення і відклик групи документів нарахування.
  • Коригування фактичного табелю документами нарахування, ще до проведення документа по розрахунковим листам.

Група функції забезпечує:
  •  створення запису в реєстрі листів тимчасової непрацездатності;
  •  створення протоколу комісії з соц.страху;
  •  розгляд та підписання протоколу комісії з соц.страху;
  •  автоматичний розрахунок лікарняних, врахування загального страхового стажу та страхового стажу за останній рік до страхового випадку;
  •  формування документу нарахування лікарняного згідно з протоколом комісії соціального страхування;
  •  коригування атрибутів в документі нарахування;.
  •  формування окремої відомості на виплату за рахунок ФССУ;
  •  створення заяви-розрахунку до ФССУ.
Впровадження групи функцій A5 Зарплата. Електронні лікарняні дозволяє спростити оформлення тимчасової непрацездатності; прискорити нарахування матеріальної допомоги; зменшити кількість фальсифікацій; мінімізувати кількість штрафних санкцій через помилки в оформленні листків непрацездатності.
В Україні з минулого року впроваджуються електронні лікарняні листи, через воєнні дії повний перехід відтерміновано до 01.01.2023 року.

Група функцій “A5 Зарплата.Електронні лікарняні” забезпечує наступний алгоритм роботи з електронними лікарняними:

  • В разі, коли працівник повідомив службу персоналу, що йому лікар сформував медичний висновок про тимчасову непрацездатність, або якщо служба персоналу самостійно отримала в цю інформацію в розділі «Страхувальникам» у своєму Електронному кабінеті роботодавця на Порталі Пенсійного фонду України, користувач підсистеми «A5 Зарплата. Електронні лікарняні» (працівник служби персоналу) створює запис в реєстрі листів тимчасової непрацездатності – додати лікарняний лист у ярлику «Тимчасова непрацездатність» робочого стола «Облік документів з ФССУ». Також є можливість завантажувати реєстр лікарняних автоматично з обраного файлу.
  • Створюється протокол комісії з соц.страху – за допомогою кнопки «Додати» у ярлику «Протокол комісії з соцстраху» робочого стола «Облік документів ФССУ».
  • Після заповнення та проведення документ потрапляє у вхідні документи. Далі треба прийняти протокол, натиснути на чек-бокс біля нього – тоді в ярлику «Документи нарахування» з’явиться документ нарахування лікарняного згідно з протоколом комісії соціального страхування.
  • Автоматичний розрахунок лікарняних, врахування загального страхового стажу та страхового стажу за останній рік до страхового випадку.
  • Для виплати розрахованих сум потрібно провести документ. За необхідності є можливість коригування атрибутів «догляд за» та «причина» в самому документі нарахування. Для коригування автоматичного розрахунку лікарняного – обрати документ нарахування лікарняного у реєстрі документів нарахування лікарняних ярлика «Документи нарахування» у панелі навігації функціонального блоку «Заробітна плата». З’явиться документ нарахування лікарняного. Обрати потрібний вид оплати для коригування, скоригувати потрібні дані у документі нарахування лікарняного або у розрахунку сум середньоденної та натиснути кнопку «Зберегти». Виплата лікарняних, за наявності сум за рахунок ФССУ буде проводитись різними платіжними відомостями.
  • Сформувати заявку в ФССУ – обрати ярлик «Заява-розрахунок до ФССУ» у функціональному блоці «Заробітна плата». З’явиться реєстр заяв-розрахунків до ФССУ. На панелі інструментів списку реєстрів заяв-розрахунків до ФССУ натисніть кнопку «Додати». Заповніть обов’язкові поля та натисніть кнопку «Заповнити». Заповнюється документ відповідно до документа нарахування типу «Лікарняний». Далі натисніть кнопку «Зберегти», а потім кнопку «Провести».

Група функцій призначена для створення та обліку документів “Заявка-розрахунок до ФСС”, реєстрації надходження коштів із ФСС на оплату нарахувань та обліку документів нарахувань для створення Платіжних відомостей на виплату нарахувань за рахунок ФСС. Група функцій забезпечує облік операцій:

  • створення документів «Заявка-розрахунок до ФСС»;
  • реєстрацію надходження коштів на виплату сум по заявкам до ФСС;
  • фіксацію списків працівників та сум нарахувань за рахунок ФСС для створення документів «Платіжна відомість».

Група функцій призначена для автоматизації процесів виплати зарплати та містить функціональність обробки інформації щодо сутностей:

  • аванс;
  • виплата у міжрозрахунковий період;
  • випла за рахунок ФСС;
  • виплата зарплати;
  • перерахування сум за виконавчими листами;
  • зарплатний проект;
  • обов’язкові платежі при виплаті зарплати.

Група функцій забезпечує:

  • погашення заборгованості організації перед працівниками по виплаті зарплати;
  • контроль виходу на борг;
  • розрахунок сум податків на суми виплати;
  • створення списку обов’язкових платежів при виплаті зарплати;
  • експорт списків виплати зарплати у системі «Клієнт-банк»;
  • друк документів «Платіжна відомість»;
  • друк документів «Платіжне доручення» на перерахування обов’язкового платежу;
  • проведення і відклик сум виплати по розрахунковим листам працівників;
  • проведення і відклик сум перерахування у бухгалтерський облік. 

Група функцій призначена для керування розрахунковими періодами зарплати. Група функцій забезпечує:

  • контроль кількості непроведених документів нарахування;
  • контроль кількості непроведених платіжних відомостей;
  • остаточний розрахунок зарплати, нарахувань на зарплату, проводок, залишків по обов’язковим платежам у процедурі закриття розрахункового періоду для періоду, що закривається.
  • попередній розрахунок зарплати, нарахувань на зарплату, проводок, залишків по обов’язковим платежам у процедурі закриття розрахункового періоду для нового поточного розрахункового періоду.
  • перегляд протоколу зміни стану розрахункового періоду: дата закриття / відкриття, користувач, який виконав дію.
  • перегляд підсумків по організації після остаточного розрахунку зарплати при закритті  розрахункового періоду: нараховано, утримано, виплачено, борг, нараховано на зарплату.

Група функцій призначена для автоматизації процесів формування:

  • звітності з обліку робочого часу – табель обліку робочого часу;
  • бухгалтерської звітності – зведена відомість за видами оплати, розрахункова відомість, розрахунковий лист, меморіальний ордер №5, відомість розрахунку нарахувань на зарплату;
  • податкової звітності – Форма 1-ДФ, Додаток 4;
  • статистичної звітності – Форма 1-ПВ місячна, 1-ПВ квартальна;
  • іншої регламентованої звітності до контролюючих  державних органів.

Група функцій призначена для забезпечення обліку зарплати нормативно-довідковою інформацією яка визначає змінні для розрахунків та звітності в залежності від дати застосування та надає можливість актуалізації або автоматизованого оновлення такої інформації згідно із змінами законодавства або вимогами організації. Група функцій призначена для обробки таких сутностей:

  • календар державних свят, скорочення передсвяткових днів, переносів робочих і вихідних днів;
  • база нарахування ЄСВ;
  • види доходів ПДФО;
  • розмір допомоги на поховання;
  • індекс споживчих цін;
  • мінімальна зарплата;
  • пільги ПДФО;
  • причини непрацездатності;
  • прожитковий мінімум;
  • ставки ЄСВ;
  • ставки ПДФО.

Група функцій  забезпечує можливість адаптації програмного забезпечення до вимог організації щодо ведення обліку зарплати, без залучення розробника до функцій настройки. Зміна параметрів обліку зберігається у історії змін і забезпечує можливість розрахунку, перерахунку та обліку зарплати з параметрами, актуальними для кожного облікового періоду.

Група функцій призначена для обробки таких сутностей:

  • банки, контрагенти
  • види зайнятості, види оплати, графіки роботи, категорії застрахованих осіб, категорії персоналу, методи розрахунку, нарахування на зарплату, обов’язкові платежі;
  • постійні нарахування та постійні утримання по організації;
  • пільги лікарняних, розклад роботи;
  • стажі роботи, типові бухгалтерські операції, шаблони виплати, шифр витрат.

Група функцій  забезпечує:

  • ведення обліку особових рахунків працівників;
  • формування планового та фактичного табелів;
  • автоматичний розрахунок постійних нарахувань і утримань;
  • автоматичний розрахунок стажу роботи та визначення відповідних до нього відсотків розрахунку оплати надбавок та лікарняних листів;
  • розрахунок разових нарахувань та сум виплати зарплати;
  • Формування внутрішньої та регламентованої звітності;
  • Формування бухгалтерських проводок по зарплаті;
  • Експорт платіжних відомостей у системи «Клієнт-банк».