Підсистема включає наступні групи функцій:
- Ведення обліку та реєстрації укладених договорів
- Автоматизоване відстеження стану виконання та оплати договорів
Група функцій «Ведення обліку та реєстрації укладених договорів» забезпечує:
– створення єдиної бази даних договорів з гнучким наданням доступу та прав на проведення будь-яких дій, передбачених процесом управління договорами;
– встановлення та зміна статусу договору (проект, на узгодженні, на підписі, на доопрацюванні, діючий, виконаний, розірваний, неукладений, заблокований, закритий) для відображення його поточного стану;
– налаштувати системний вибір умов оплати;
– реєстрація договору в автоматизованій системі з присвоєнням йому унікального номера;
– контроль цін і кількості в документах у відповідності зі специфікаціями (або іншими документами), можливість блокування відвантаження або оприбуткування по незатвердженим в договорі цінам і в разі перевищення кількості;
– можливість створення документів по специфікаціям, прив`язка номенклатури документів до номенклатури специфікацій для аналізу виконання;
– ведення обліку додатків до договорів, зокрема, специфікацій, з наступною функціональністю:
а) опис номенклатури (продукція, послуги, ТМЦ);
б) фіксація кількості, цін ТМЦ по специфікаціях;
в) для кожної специфікації в рамках одного договору має бути можливість призначення умов оплати, графіку оплати, умов поставок;
г) можливість перегляду та друку специфікації;
– ведення фінансової інформації:
- валюта, в якій укладено договір
- сума договору без ПДВ
- сума ПДВ
- сума з ПДВ
- правила розрахунку податків
- бухгалтерські рахунки для відображення кредиторської заборгованості постачальника
- бухгалтерські рахунки для відображення дебіторської заборгованості постачальника
- способи оплати – всі методи оплати, які Замовник використовує для платежів постачальникам
- формування різних умов оплати за договорами (передоплата, оплата після відвантаження протягом заданого кількості днів, часткові оплати, оплата за графіком, з моменту повідомлення про відвантаження та ін.)
- формування графіків оплати згідно умов оплати
- умови поставки за договором
