Репозитарій


Підсистеми А5.Репозитарій – має єдину базу документованої інформації та забезпечує централізоване збереження документів запобігаючи, на всіх рівнях, можливості їх дублювання.

Підсистема має наступні функціональні можливості:

  • Система з визначеною періодичністю синхронізує такі довідники із майстер системою:
  • Довідник контрагентів;
  • Довідник фізичних осіб (громадян).
  • Система виконує синхронізацію за наступними правилами:
  • Якщо в довіднику майстер системи присутній запис якого немає в довіднику то він додається до довідника;
  • Якщо в довіднику майстер системи присутній запис який є в довіднику але його атрибути відрізняються від атрибутів відповідного запису довідника то значення атрибутів запису довідника майстер системи переносяться до запису довідника;
  • Якщо в довіднику є запис, якого немає в майстер системі (або дію якого припинено в майстер системі) то дія такого запису припиняється (відбувається м’яке видалення запису).
  • Для довідників, що синхронізуються має бути заборонене ручне додавання або внесення змін до записів довідника.

  • В системі реалізований спеціальний сервіс-адаптер який має API, що забезпечує отримання документів з системи DocNet/Scriptum ;
  • Сервіс-адаптер забезпечує перетворення отриманих з системи DocNet/Scriptum документів до формату, якого вимагає API Системи з подальшим створенням документів в Системі з використанням її API;
  • Сервіс-адаптер виконує перетворення документів отриманих з системи DocNet/Scriptum у документи Системи згідно таблиць співставлення атрибутів, налаштованих адміністратором Системи.
  • Адміністратормає можливість налаштувати структуру каталогів до яких будуть згруповані документи при їх створенні для подальшого відображення користувачам

  • Користувач може створити новий документ в Системі обравши його тип з переліку;
  • Користувач може у спеціальній екранній формі заповнити необхідні атрибути документа, що створюється, додати файл документа, файли КЕП (електронних підписів) та файли додатків.

  • Система дозволяє відкриття документа в Системі при переході за прямим посиланням на документ;
  • API Системи дозволяє за запитом отримувати пряме посилання на документ в Системі;
  • Для сервісів-адаптерів Системи реалізований функціонал, що забезпечує передачу прямого посилання на документ в Системі до зовнішньої системи.
  • При переході на документ в Системі за прямим посиланням користувач має авторизуватися в Системі для отримання доступу до документа;
  • Отримання та коректне відображення посилання на документ знаходиться у зоні відповідальності зовнішньої системи.

  • Адміністратор може налаштувати ієрархічну структуру каталогів до яких будуть групуватися документи в залежності від значення їх атрибутів;
  • На кожному рівні каталогу адміністратор має можливість обрати один з атрибутів за яким будуть формуватися каталоги даного рівня та встановити для нього умову (за необхідності) за якою документ з відповідним значенням атрибута потрапить до відповідного каталогу;
  • Для кожного рівня каталоги на формуються для всіх унікальних значень даного атрибута наявних в документах які відповідають встановленим обмеженням;
  • Адміністратор може налаштувати доступ для кожного каталогу верхнього рівня для одної або декількох системних ролей. Доступ до каталогу визначається наявністю в користувача відповідної системної ролі.
  • На кожному рівні каталогу можливе групування лише по одному атрибуту документа.

  • Користувач може розпочати редагування документа, якщо його не редагує жоден інший користувач;
  • Якщо документ знаходиться на редагуванні іншим користувачем при спробі розпочати редагування Система видає користувачу попередження, яке містить логін користувача що редагує документ.
  • Користувач може переглянути вміст документа, який вже переглядає інший користувач.

  • Адміністратор може налаштувати доступ до документа, шляхом визначення доступу для типу документа в цілому за системною роллю (тобто при створенні документа відповідного типу до нього буде надаватися доступ користувачам що мають системні ролі визначені в налаштуваннях доступу цього типу документа);
  • Адміністратор може надати доступ до окремого документа за системною роллю;
  • Адміністратор може вилучити доступ до документа в системної ролі;
  • Адміністратор може масово надати/вилучити доступ до документів (безпосередньо з каталогу до всіх документів в каталозі);
  • Адміністратор може налаштувати доступ до каталогів документів за роллю користувача;
  • Система не відображає користувачам документи (в каталогах, реєстрах за результатами пошуку а також за прямим посиланням) до яких вони не мають доступу;
  • Система не відображає користувачам каталоги до яких вони не мають доступу.

 

  • Користувач здійснити масове вивантаження всіх або окремих документів (обравши їх у реєстрі результатів пошуку) з форми результатів пошуку;
  • Користувач може обрати один з варіантів вивантаження документів:
  • Вивантаження друкованих образів документів (та їх додатків) з нанесеними відмітками електронних підписів (тільки для документів та додатків у форматі pdf);
  • Вивантаження оригіналів документів разом з файлами електронних підписів.
  • Система вивантажує на пристрій користувача архів, який містить файли документів (та додатків) у відповідному форматі;
  • Система при вивантаженні друкованих образів документів з нанесеними відмітками електронних підписів уникає повторного нанесення відміток електронних підписів на документи які вже мають такі відмітки (для документа має бути встановлена відповідна ознака).

– к-ть документів за типами документів

– к-ть документів завантажених за період (місяць / рік)

– к-ть документів за термінами зберігання

– к-ть документів за функціональним підрозділом

 

Дашборди та формування аналітики по документам з налаштуваннями по: типам, кількості, періодам створення \ зберігання.

Підтримується можливість вивантаження звітів в Excel.