Управління персоналом

Група функцій «Штатний розпис» призначена для автоматизації створення та  підтримки єдиної бази про організаційну структуру підприємства на певний час та про всі зміни, які проводяться.

Організаційна структура складається з організаційних одиниць: внутрішні організації, підрозділи, посади.

Всі зміни щодо організаційної структури фіксуються в системі лише на підставі наказів на зміну штатного розпису.

Група функцій забезпечує можливість:

• ведення довідника організацій: загальні дані, розрахункові рахунки, реєстраційні дані, відмінки, основні функції;
• ведення довідника підрозділів: загальні дані, відмінки, основні функцій;
• ведення довідника посад: загальні дані, відмінки, посадова інструкція, вимоги до особи, види оплати та надбавки;
• ведення ієрархічного довідника організаційної структури підприємства, із зазначенням приналежності кожної з організаційних одиниць до батьківської одиниці. Підтримка функцій:
  • створення будь-якої організаційної одиниці (організації, підрозділу, посади).
  • редагування будь-якої організаційної одиниці (організації, підрозділу, посади).
  • ліквідація організаційної одиниці (організації, підрозділу, посади), в чинному штатному розкладі. При ліквідації організаційної одиниці, на якій є призначені працівники, наявна можливість формувати перелік таких працівників.

Візуалізація даних реалізована як у вигляді відповідних реєстрів, так і у вигляді структурного дерева для зручності сприйняття інформації користувачем.

• реєстрації наказів на зміну штатного розпису. Наказ має визначену дату початку дії наказу та функціонал проведення наказу з можливістю відміни проведення. Всі зміни, які внесені в штатний розпис таким наказом, виконуються лише після проведення наказу. При відміні проведення наказу всі зміни, які внесені в штатний розклад таким наказом, будуть скасовані.
• система дозволяє переглядати існуючий штатний розклад на зазначену дату, (наприклад, перегляд структурного штатного розпису, який був дійсним рік тому).
• ведення тарифної сітки та тарифікації праці працівників;
• планування штатного розпису, в тому числі за тарифною сіткою;
• ведення вакантних посад, в тому числі тимчасово вакантних;
• формування фонду оплати праці та інших виплат як по підприємству в цілому, так і з розбивкою по структурних підрозділах;
• формування планової чисельності (середньої, середньооблікової, в еквіваленті повної зайнятості);
• аналіз фонду оплати праці та інших виплат як по підприємству в цілому, так і з розбивкою по структурних підрозділах;
• аналіз чисельності (середньої, середньооблікової, в еквіваленті повної зайнятості);
• формування звітів за штатним розписом;
• приєднання будь-яких додатків або сканованих копій до карток сутностей.

Група функцій «Персонал» призначена для автоматизації проведення кадрових процедур та забезпечує можливість створення і підтримку єдиної бази про осіб та працівників підприємства.

Група функцій забезпечує:

• створення картки фізичної особи та збереження її в єдиному реєстрі фізичних осіб підприємства.
• ведення інформації щодо даних особи, які стосуються  персонального обліку (адреса, контакти, родинний стан, пільги тощо)
• ведення інформації щодо документів, пов’язаних з особою та їх сканованих копій;
• можливість приєднання фото;
• відображення на картці змін інформації щодо даних працівника, які виникають завдяки зміні місця або умов праці працівника в організації (наприклад, призначення, нарахування, відпустки, відрядження, тощо);
• автоматичне ведення трудової книжки в процесі пересування працівника на підприємстві;
• розрахунок стажу різних видів за трудової книжкою, від приведеної дати, ручне введення;
• формування документів за Особовою справою;
• пошук осіб: пошук за атрибутами електронної картки, можливість збереження шаблонів пошукових запитів, вивантаження результатів пошуку у Excel;
• формування списків працівників в різних розрізах: загальні (за алфавітом, за віком, дні народження, мають дітей, за освітою), за неявками (у відрядженні, у відпустці, у неоплачувальній відпустці, відсутні через хворобу, відсутні з виплатою за середнім), за наказами з персоналу (призначені, переведені, звільнені за період, працювали понаднормово, нагороджені, із дисциплінарними порушеннями)
• обробку заяв від працівників, які надійшли в електронному вигляді з Кабінету;
• перегляд блоків інформації картки в залежності від прав доступу користувача;
• формування звітів.

Група функцій «Накази з персоналу» призначена для автоматизації проведення кадрових операцій та забезпечує можливість створення і підтримки єдиної бази про призначення, переміщення, звільнення  та інші операції, пов’язані з обліком персоналу на підприємстві.

Група функцій «Накази з персоналу» забезпечує:

• Ведення наказів таких типів:
  • про прийняття на роботу,
  • про переведення,
  • про звільнення,
  • про надання відпустки (усі види відпусток),
  • про відрядження
  • про направлення на навчання
  • про покладання обов’язків,
  • про виплату матеріальної допомоги або премії
  • про нагородження,
  • про стягнення,
  • про зміну графіку роботи,
  • про зміну режимів роботи (робота у вихідний,  день відпочинку за донорство),
  • про зміну нарахувань (встановлення або скасування надбавок та доплат),
  • про стажування,
  • про зміну облікових даних,
  • про підвищення кваліфікації,
  • про проведення практики студентів.

• невід’ємність образу документа та атрибутів електронної картки для автоматичного формування візуального образу документа на підставі його картки;
• можливість редагування тексту наказу за допомогою вбудованого редактору (мається на увазі редактор, який розгортається безпосередньо з Системи на тих же серверах застосувань), що надає можливість перегляду, редагування та створення документів а також електронних таблиць безпосередньо в Підсистемі (у браузері). Для своєї роботи редактор не потребує встановлення або використання на клієнтському місці будь-якого додаткового ПЗ окрім браузера. Редактор може зберігати та відкривати вже збережені  документи автоматично в файлове сховище Системи, та не потребувати виходу в мережу Інтернет для своєї роботи. Використання даного редактору не повинно вимагати придбання додаткових ліцензій або оплати хмарних сервісів;
• збереження разом із документом необмеженої кількості додатків (файлів у будь-яких форматах);
• створення маршрутів проходження документів (маршрутизація документів);
• проведення паралельного або послідовного погодження (проходження) документів;
• фіксації зауважень до документа та повернення документа на доопрацювання;
• ведення та зберігання історії узгодження документа;
• підтримку різних версій документа та історії змін документа;
• формування листа погодження до наказів;
• формування листа ознайомлення до наказів;
• застосування кваліфікованого електронного цифрового підпису (КЕП) від акредитованих центрів сертифікації ключів України;
• вивантаження документа з Системи разом з усіма накладеними КЕП і додатками;
• налаштування індексів (нумераторів) для реєстрації документів;
• механізм проведення наказів та автоматичне рознесення інформації до електронної картки працівника та табелю робочого часу при проведення наказу;
• контролі закінчення термінів: строкового трудового договору, вихід на роботу після відпустки по догляду за дитиною, попередження працівника про звільнення, попередження працівника про зміну істотних умов праці
• формування звітності.

Група функцій призначена для автоматизації процесів призначений для забезпечення підтримки процесів, пов’язаних із розвитком та просуванням працівників,  оцінюванням діяльності: підбір можливих посад для планування службової кар’єри, планування завдань та ключових показників на визначений період та забезпечує:

• ведення вимог до осіб в розрізі посад;
• формування вимог до посад;
• ведення в картці працівника інформації щодо освіти, навичок та компетентності працівника;
• підбір посад для просування працівника;
• визначення відповідності вимогам посади;
• планування завдань працівнику;
• внесення результатів виконання завдань;
• планування розвитку та навчання працівників;
• формування звітів.

Група функцій “Планування та облік робочого часу”  призначена для автоматизації процесів ведення графіків робочого часу, планування робочого часу, складання графіків відпусток та навчання працівників, обліку неявок, формування та підтримки актуальності табелю робочого часу.

Група функцій забезпечує:

• ведення  календаря з урахування державних свят, перенесення  та скорочення робочих днів;
• ведення графіків робочого часу з можливістю створення необмеженої кількості графіків, в тому числі, змінних, врахування нічних, вечірніх годин: типових, спеціальних, персональних;
• автоматичне формування  розкладу роботи та планового табелю з урахуванням графіків роботи;
• можливість ручного коригування графіку роботи за місяць, контроль чергування денних та нічних змін;
• облік листів непрацездатності;
• протоколи комісії соціального страхування;
• автоматичне заповнення планового табелю працівників;
• автоматичне формування фактичного табелю робочого часу для працівників організації згідно вказаних графіків роботи, підтримку актуальності табеля при внесенні документів, що є підставою неявки для працівника (відпустки, лікарняні листи, відрядження, тощо);
• врахування зміни графіку роботи у працівника в середині місяці;
• контроль за можливими конфліктами перетину різних видів неявок;
• можливість коригування табеля користувачем з контролем відповідності коригування внесеним документам.
• облік листів непрацездатності з автоматичним коригуванням табелю, протоколи комісії соціального страхування;
• облік неявок, які не мають документа-підстави з автоматичним коригуванням табелю;
• облік права на  відпустки різних видів, облік невикористанних відпусток;
• розрахунок балансу відпусток;
• можливість планування робочого часу з розрізі відпусток, навчання, інших відсутностей працівників;
• складання та затвердження графіку відпусток, створення відповідних наказів;
• формування звітності.

Група функцій “Особистий кабінет” забезпечує:

• Перегляд інформації облікової картки. Надає доступ до різних розділів облікової картки шляхом вибору закладок:

Загальні дані – містить дані працівника: РНОКПП, поточна посада, тип посади, інформація щодо рангу працівника, телефони, адреса електронної пошти, адреса, дані паспорту, стаж працівника.

Освіта – містить інформацію щодо освіти.

Трудова діяльність – наявна основна інформація про трудову діяльність працівника, яка збігається з записами трудової книжки.

Право на відпустки – дані про право на відпустки працівника, дати початку та закінчення періоду права на відпустку, кількість днів, наданих по цьому праву на відпустку, а також залишок невикористаних днів відпустки.

Розрахункові листи – дані про нарахування та утримання працівника в розрізі періодів, табельних номерів, типу нарахування, виду нарахування а також інформація про виплати.
Перегляд структури підрозділу, організації.
Забезпечена можливість друку інформації.

• Подача заяв/запитів. Надає можливість працівнику створювати різні типи заяв та обрати одного із керівників організації, до якого потрапить ця заява для розгляду та підписання.

При створенні заяви про надання відпустки працівник може обрати оплачувану чи неоплачувану відпустку.

В полі «Дата відпустки» існує можливість обрання бажаного періоду відпустки (начальну та кінцеву дати періоду відпустки). Підсистема обчислить кількість календарних днів у бажаному періоді відпустки, також є можливість вказати причину та документ-відпустки у відповідних полях власноруч. Є також можливість приєднати до заяви скан-копію друкованої форми будь-якого документа.

Підписана заява буде збережена у Підсистемі зі станом «Відправлена». Коли службою персоналу заява буде опрацьована, то користувач в «Особистому кабінеті» побачить, що відповідна заява змінила стан.

Користувачу наявна інформація про результат розгляду заяви: відповідь, наказ про надання відпустки, стан цього наказу.