Онлайн-сервіс А5.Електронні контракти — це просте, швидке і зручне рішення, яке використовується для узгодження і підписання документів електронним цифровим підписом з партнерами, підрядниками та клієнтами по всьому світу в режимі онлайн.

Мета рішення – спрощення ділових відносин з контрагентами в питаннях узгодження документів, підписання угод і управління договірними відносинами. Нещодавнє скасування обов’язкового використання юридичною особою печатки дозволяє спростити процес укладення та адміністрування договорів (Закон України № 4194) — перенести його в електронний вигляд. А5.Електронні контракти дозволить організувати з контрагентами захищений, легітимний, юридично значущий документообіг. Документи, що зберігаються в онлайн-сервісі, згідно із законодавством України, можуть виступати доказами в суді.

Підсистема А5.Електронні контракти надає сервіси для підготовки, обміну та  підписання електронних документів з використанням Mobile ID и КЕП.

Підсистема підтримує наступні можливості:

• Ідентифікація підписувача за допомогою КЕП та Mobile ID
• Легітимність підписання документів КЕП і Mobile ID
• Безпаперовий документообіг
• Швидке погодження документів
• Безпечне та оперативне передавання документів
• Зручний пошук документів
• Надійне зберігання документів

Підсистема А5.Комплектація призначена для зображення в обліку складських операцій збірки та розбирання виробів (комплектів). Функціонал дозволяє змінювати кількісно-номенклатурний склад ТМЦ за умови збереження його сумової оцінки.

• У якості комплектуючих можуть виступати як запаси (готова продукція), так і попередньо створені вироби.
• Підтримується необмежена кількість послідовних входжень одних виробів як комплектуючих для іншого виробу.
• Система дозволяє зберігати інформація про склад виробів (комплектів) – специфікацію. Інформація зі специфікації використовується для автоматичного заповнення переліку комплектуючих у документі.
• У разі, якщо склад чи кількість комплектуючих змінні, то список комплектуючих можна заповнювати вручну обравши операцію «Комплектація виробу (послуги) за фактичними витратами».
• Також в системі реалізована можливість списання запасів за специфікацією без оприбуткування на склад готового виробу.
• Вартість виробу дорівнює вартості його складових та навпаки. Додаткові витрати, послуги зі збирання комплекту та інше у вартість комплекту не включаються.

Підсистема А5.Комплектація реалізована на базі документів «Комплектація виробу (послуги)» та «Розукомплектація виробу (послуги)», що призначені відповідно для комплектації та розукомплектації товарів. Залежно від виду документа системою виконуються дві протилежні дії:

• списання комплектуючих зі складу та оприбуткування готового виробу на склад;
• списання готового виробу зі складу та оприбуткування комплектуючих на склад.

Підсистеми А5.Репозитарій – має єдину базу документованої інформації та забезпечує централізоване збереження документів запобігаючи, на всіх рівнях, можливості їх дублювання.

Підсистема має наступні функціональні можливості:

Підсистема А5.Управління бізнес-процесами – це набір модулів для автоматизації та підвищення ефективності різноманітних процесів, незалежно від рівня їх складності, масштабу і сфери діяльності компанії.

Завдяки модульності і гнучкості, можна швидко і без особливих витрат інтегрувати між собою старі системи підприємства та автоматизувати нові процеси, до яких належать:

• узгодження умов
• банківські процеси
• узгодження рахунків
• корпоративні заявки
• надання ресурсів (інтеграція з системою кадрів)

Підсистема забезпечує просте моделювання процесів за допомогою конструкторів:

• форм
• бізнес-процесів
• ярликів і реєстрів
• завдань
• атрибутів і каталогів
• звітів
• шаблонів документів

Конструктор форм надає можливість налаштування унікальних форм методом вибору та розміщення потрібних елементів, вибору великого переліку стандартних видів атрибутів, налаштування доступу користувачів до атрибутів документів.

Конструктор атрибутів та довідників дозволить:

• використання атрибутів з бібліотеки існуючих
• налаштування власних атрибутів та довідників
• налаштування групи атрибутів
• створення та налаштування довідників

Конструктор бізнес-процесів з підтримкою стандартів BPMN 2.0, DMN, CMMN, забезпечить використання
налаштованих бізнес-процесів в процесах обробки документів, керування змінами та станами документів з його бізнес-процесів.
Даст можливість формувати завданя виконавцям та налаштувати інтеграцію з зовнішніми системами на етапах бізнес-процесів.

Конструктор ярликів та реєстрів допоможе швидко:

• створити та налаштувати необмежену кількості ярликів
• адмініструвати права доступу до ярликів
• встановити зв’язок ярлика з необхідним типом реєстру
• створити реєстр з налаштуванням необхідної кількості колонок на базі атрибутів документів
• налаштувати властивості реєстру (сортування, фільтрація, налаштування умов для виділення кольором записів реєстру)

Основні переваги підсистеми:

• low code платформа для автоматизації бізнесу
• комплексна автоматизація процесів
• оркестрування мікросервісів
• підтримує Linux / Unix та Windows на клієнтських сайтах та на серверах
• відкритий API для інтеграції з сторонніми інформаційними системами
• зовнішній кабінет користувача
• сканування та розпізнавання
• електронний цифровий підпис
• пошук
• адміністрація та аудит

Підсистема А5.Управління бізнес-процесами розроблена на платформі UnityBase – це low-code платформа розробки, що створює інфраструктуру, необхідну для прискорення розробки додатків на рівні Enterprise в 5-10 разів, в хмарі або на локальному сервері.

Система A5.Відео засідання та голосування це сучасний інструментарій для виконання вимог цифрового суспільства щодо відкритості та публічності діяльності. Він забезпечує реєстрацію учасників, організацію робочого місця секретаря та робочого місця виступаючого/голосуючого, планування засідання, підготовку документів до засідання, запис відеозасідань, голосування у цифровому форматі.

A5.Відео засідання та голосування дозволяє організувати Робоче місце секретаря та Робоче місце виступаючого/голосуючого.

A5.Відео засідання та голосування забезпечує:

• Реєстрацію та Перереєстрацію всіх учасників
• Авторизацію учасників за допомогою апаратних ключів
• Сканування і розпізнавання текстів документів
• Фотофіксацію голосуючого
• Формування розкладу планових засідань з датою, часом
• Формування порядку денного засідання
• Підготовку документів
• Ведення порогу голосування
• Можливість блокування мікрофону
• Підтримка аудіо та відео
• Голосування та виведення результатів
• Протоколювання  рішень та формування звітів
• Нотифікацію
• Гнучкий пошук документів
• Ведення архіву документів
• Використання ЕЦП, Mobile ID
• Адміністрування та Аудит

Для підготовки документів для засідання система надає можливості:

• Імпорт документів із зовнішніх систем
• Сканування і розпізнавання текстів
• Узгодження документів
• Можливість надання пропозицій до питань порядку денного засідання та списку доповідачів
• Подання пропозицій про включення проекту рішення до засідання
• Контроль термінів підготовки проекту рішення та матеріалів до нього стосовно кожного з питань
• Формування списку запрошених на засідання

Підсистема включає наступні групи функцій:

• Ведення обліку та реєстрації укладених договорів
• Автоматизоване відстеження стану виконання та оплати договорів

Група функцій А5.Ведення обліку та реєстрації укладених договорів забезпечує:

– створення єдиної бази даних договорів з гнучким наданням доступу та прав на проведення будь-яких дій, передбачених процесом управління договорами;

– встановлення та зміна статусу договору  (проект, на узгодженні, на підписі, на доопрацюванні, діючий, виконаний, розірваний, неукладений, заблокований, закритий) для відображення його поточного стану;

– налаштувати системний вибір умов оплати;

– реєстрація договору в автоматизованій системі з присвоєнням йому унікального номера;

– контроль цін і кількості в документах у відповідності зі специфікаціями (або іншими документами), можливість блокування відвантаження або оприбуткування по незатвердженим в договорі  цінам і в разі перевищення кількості;

– можливість створення документів по специфікаціям, прив`язка номенклатури документів до номенклатури специфікацій для аналізу виконання;

– ведення обліку додатків до договорів, зокрема, специфікацій, з наступною функціональністю:

а)  опис номенклатури (продукція, послуги, ТМЦ);

б)  фіксація кількості, цін ТМЦ по специфікаціях;

в)  для кожної специфікації в рамках одного договору має бути можливість призначення умов оплати, графіку оплати, умов поставок;

г)  можливість перегляду та друку специфікації;

– ведення фінансової інформації:

• валюта, в якій укладено договір
• сума договору без ПДВ
• сума ПДВ
• сума з ПДВ
• правила розрахунку податків
• бухгалтерські рахунки для відображення кредиторської заборгованості постачальника
• бухгалтерські рахунки для відображення дебіторської заборгованості постачальника
• способи оплати – всі методи оплати, які Замовник використовує для платежів постачальникам
• формування різних умов оплати за договорами (передоплата, оплата після відвантаження протягом заданого кількості днів, часткові оплати, оплата за графіком, з моменту повідомлення про відвантаження та ін.)
• формування графіків оплати згідно умов оплати
• умови поставки за договором

Підсистема А5.Управління проектами призначена для ефективного планування, ведення, аналізу та подальшого зберігання інформації щодо проектів.

Основні завдання підсистеми:

• Формування інструментів для планування і контролю над виконанням поставлених завдань в межах проектів
• Керування учасниками проекту та робочими групами проекту
• Інтеграція з підсистемами
• Контроль над термінами виконання завдань проектів
• Адміністрування
• Керування обліковими записами співробітників та розподіл прав доступу
• Перегляд журналу реєстрації подій
• Управління довідниками
• Аналітика та звітність

Головне призначення підсистеми А5.HelpDesk – ефективне планування, ведення, аналіз та подальше зберігання інформації щодо проектів підприємства та завдань, що вирішуються в межах цих проектів.

Основні завдання, які вирішуватиме підсистема:

• Формування інструментів для планування і контролю над виконанням поставлених завдань в межах проектів.
• Формування майданчика, за допомогою якого співробітники отримуватимуть доступ до відомостей, що потрібні для роботи над проектом.
• Прозорість статусу всіх завдань проектів.
• Контроль над термінами виконання завдань проектів.

Рішення складається з наступних модулів:

• Адміністрування.
• Запити
• Щоденні звіти

Функції модулів підсистеми:

Основні завдання підсистеми А5.Бізнес-аналіз:

Формування нових звітів за допомогою конструктора звітів (користувач системи, без допомоги програмістів, може створювати, коригувати та виводити на друк багатоколонні звіти по табличним даним) з урахуванням:

• прав доступу до об’єктів ERP (документи, довідники, залишки та агрегована інформація та інше)
• окремих записів довідників, документів (за типами, видами та інше)
• ведення персональних звітів безпосередньо користувачами
•  налаштування періодичного формування та розсилки звітів електронною поштою та за допомогою системних повідомлень
• автоматичне формування та розсилка звітів користувачам згідно з налаштуваннями;
• розсилку звітів за умови виконання переналаштування умов
• формування звітів у вигляді списків, таблиць, різного виду діаграм, багатовимірних діаграм та графіків
• використання фільтрів при налаштуванні звіту (заповнення обов’язкових параметрів), формування параметрів виконання звіту, перегляді або аналізу звітної інформації
• використання критеріїв упорядкування даних при налаштуванні звіту, формування параметрів виконання звіту, перегляду або аналізу звітної інформації
• розрахунок загальних підсумків (по колонках, рядках), а також з угрупуванням по датам (періодам), проміжних підсумків по даним колонок та рядків. Згортання та розгортання угрупувань
• перегляд елементу ERP (документи, довідники, тощо) безпосередньо зі звіту (наприклад, при перегляді розрахунків з контрагентом, при виборі в даних звіту контрагента відкрити форму ведення  контрагенту для перегляду; документів які попали до звіту (розрахункові документи, платежі та інше) за наявності необхідних повноважень)
• можливість проведення ABC, XYZ аналізу при формуванні або перегляді звітних даних;
• використання умовного форматування звіту (шрифт, колір)
• управління відображенням окремих полів даних при перегляду звіту (скрити або відобразити данні та аналітики які знаходяться в колонках або рядках)
• експорт сформованих звітів в формати Microsoft Office (Word, Excel)
• надання доступу до сформованих звітів іншим користувачам (за наявністю повноважень);
• забезпечення використання КЕП в ERP, а також в модулі електронного документообігу (функціонал WorkFlow) для підписання визначеного переліку документів (договорів, наказів, розпоряджень, посадових інструкцій, листів, довідок, заяв тощо)
• автоматизований взаємозв’язок між модулями ERP, які використовують однакові дані з метою уникнення дублювання введення користувачами однієї і тієї ж інформації в ERP
• відправлення повідомлень про здійснені операції в ERP працівникам, визначеним маршрутом розсилки на е-мейл, в Особистий кабінет та його мобільний додаток на смартфон

Система A5.ServiceDesk призначена для оптимізації та автоматизації процесів керування ІТ-інфраструктурою та процесів надання ІТ послуг користувачам, створення необхідних умов для підвищення ефективності функціонування ІТ-інфраструктури Замовника, зниження трудовитрат на рутинні операції.

---

Система A5.ServiceDesk дозволяє зменшити час реагування та пошуку типових і обхідних рішень стосовно інцидентів/заявок на обслуговування та  забезпечити:

• прозорість процесів;
• зменшення часу на виконання операцій;
• підвищення якості обслуговування користувачів.

---

Функціональність A5.ServiceDesk:

• класифікація, маршрутизація інцидентів/заявок на обслуговування та ремонт конфігураційних одиниць (далі – КО);
• підвищення ефективності роботи ІТ-підрозділу за рахунок забезпечення більш високого ступеня достовірності, повноти і оперативності отримання всієї необхідної інформації;
• максимальна автоматизація процесів ІТ підтримки;
• отримання інструментів управління ІТ підрозділом;
• надання необхідних інструментів для підвищення ефективності функціонування Замовника:
• механізм замовлення IT послуг;
• доступ до каталогу IT послуг;
• діючі механізми розмежування зон відповідальності і повноважень спеціалістів.

---

Система A5.ServiceDesk складається з таких підсистем:

• нормативно-довідкова підсистема – призначена для підтримки локальних довідників, зокрема, довідника ІТ послуг;
• адміністративна підсистема – забезпечує закріплення за користувачами певних категорій (ролей), організацію доступу до A5.ServiceDesk, ведення системних журналів проведених операцій
• підсистема інтеграції – забезпечує інструменти та можливість імпорту після відповідного налаштування інформації про закуплені та поставлені на бухгалтерський облік КО, інформації про КО, користувачів та заявок на її обслуговування», імпорт даних з інших джерел структурованої інформації;
• підсистема обліку конфігураційних одиниць – ведення обліку КО та їх руху протягом експлуатації;
• підсистема обліку користувачів – ведення інформації про користувачів комп’ютерної техніки та організаційну структуру Замовника;
• підсистема обліку заявок на ремонт/обслуговування КО – забезпечення процесу управління життєвим циклом всіх заявок на заміну, обслуговування та ремонт КО;
• підсистема звітів – формування необхідних звітів з використанням системи фільтрів за всіма полями з можливістю їх експорту у файли формату Microsoft Excel.

---

Система A5.ServiceDesk впроваджена та успішно експлуатується в Секретаріаті Кабінету Міністрів України.